これで完璧! 大学サークル・ゼミの飲み会幹事がやるべきこと8選

サークル・ゼミ飲み会の幹事が

やるべきこと8選

 

飲み会の幹事を任されちゃったんですね、ご苦労様です…

まあ幹事をすることになった以上、できる限り幹事としても仕事を果たして、好印象を与えるチャンスにするしかありません。

ということで、サークル・ゼミ飲み会の幹事がやるべきことを8個ご紹介します。

とりあえずこの7個を押さえておけば、間違いないです

では見ていきましょう!

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①目的と主役をチェックする

まずは、その飲み会を開催する目的を把握しましょう。

先輩の追いコン、新歓、打ち上げなど、サークルやゼミの飲み会といっても、目的はさまざまです。

目的を把握していないと、結局何のために集まったのか分からず満足度が下がってしまいます。

逆に、目的をしっかり把握したうえで飲み会を開催できれば、参加者の記憶に残る飲み会になること間違いなしです

 

目的を把握した後は、その飲み会の主役になる人に連絡を取りましょう。

 

飲み会の主役

追いコン⇒卒業する先輩

新歓⇒入ってくる新入生

打ち上げ⇒メンバー全体

 

飲み会の主役に聞くべきこと

・好きな食べ物

・出席できる日程

・帰宅時間

これらの項目を早めに聞き出し、店選びや日程調整の参考にします。

 

好きな食べ物

せっかくの飲み会なので、主役が喜んでくれるお店を選びたいですよね!

同時にアレルギーなども聞いておくと、より満足度は高まります!

 

出席できる日程

主役が出席できなきゃ意味がないので、日程調整で最優先にすべきなのは主役の出席可能日です。

他の参加者たちとの調整のためにも、できれば5日くらいの候補日を提示してもらうと無難ですね。

 

帰宅時間

飲み会って、その場の流れで翌朝まで行っちゃったりしますよね。

でも次の日も授業があったり、朝からバイトがあったりと、予定がある人も多くいます

もし新入生が先輩から「朝まで飲もうぜ」と言われたら断れますか?って話です

もし嫌々朝まで飲むことになれば結果的に満足度は下がるので、前もって主役が帰宅したい時間を聞いておき、幹事のあなたが告知してあげましょう。

 

②参加者に連絡し、人数を把握する

主役から食べ物の好みや出席可能な日を聞き出した後は、それを元にして参加予定者に連絡をします。

 

メールで参加予定者に聞くこと

・出席可能日(複数日程を提示)

・アレルギーの有無

・喫煙状況

 

出席可能日

複数日程を提示して、参加できる人が1番多い日を開催日に決めます

 

アレルギー

参加者全員の好きな食べ物を出してくれるお店はさすがにありません。

ですが参加者のアレルギーを考慮してお店を選ぶだけでも、満足度は上がります

アレルギー持ちの人が多い場合は、バイキングや食べ放題方式のお店を選ぶのもアリですよ!

 

タバコを吸うかどうか

非喫煙者は、横でタバコを吸われるのを嫌います

喫煙者は「居酒屋なんだからタバコくらいいいだろ」と思っていますが、非喫煙者は想像以上に嫌がっています

吸いたいけど我慢する喫煙者、嫌だけど煙を我慢する非喫煙者、どっちも得じゃないです。

全体の満足度を高めるためにも、参加者の喫煙状況を把握して、当日の席順などに反映させましょう。

 

あと重要なのが、参加者の中から支援者を募ることです

幹事はやることがかなり多いので、何人か仲間を作らないと回りません。

メール上で呼びかけるのが難しければ、仲のいい友人などに直接声をかけるのがいいですね。

 

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③お店を予約する

いい店はどんどん予約が埋まっていくので、予約はできる限り早い方がいいです。

そのためにも準備は早めにしておきましょう。

 

お店を予約する際に見るべきポイント

・食べ物のジャンルが広い

・飲み放題がある

・コースメニューがある

・大学から近い場所にある

・参加者全員が入れる個室がある

・ドタキャンする人数を前もって見込んでおく

 

食べ物のジャンルが広い

多くの参加者を満足させるためには、肉・魚・野菜などをバランスよく提供してくれるお店が望ましいです。

肉が食べられない人がいるのに、焼肉屋やしゃぶしゃぶ屋をチョイスすると、その人の満足度はかなり低くなります

いろんな食べ物を提供してくれるお店なら、参加者がそれぞれ好きな食べ物を食べてくれるので安心です

 

飲み放題がある

参加者によって、お酒を飲む量はかなり変わってきます

ですが、お金を集める時に、お酒を飲んだ量によって金額を変えるのは現実的じゃないですよね

飲み放題なら、どれだけ飲んでも一定金額しかかからないので、その辺を気にせずに済みます

 

コースメニューがある

なぜコースメニューを重視するかと言うと、事前に予算を決められるからです。

参加者が多くなりがちな飲み会では、飲み会開始までに参加費を集めておく必要があります。

そのためには前もって金額が決まっていた方がいいんですよね

 

事前にお金を集めるメリット

・直前でキャンセルされても大丈夫

・途中で帰る人がいて集金し忘れない

・酔っ払った後は、お金を集めるのが面倒

 

とにかく、事前に参加費を集めておくのは必須です

そのためには、金額が決まっているコースメニューをお願いするのが手っ取り早いですよ!

 

大学の最寄駅近くにある

サークルやゼミの飲み会は普通、授業終わりに開催されますよね

そんな時に、わざわざ電車に乗らないと行けない店をチョイスするのはNGです

誰でも分かりやすい場所にしておくと満足度は上がります!

 

参加者全員が入れる個室がある

人数が多い場合、個室じゃないと乾杯の音頭が取りにくいです

学生同士の飲み会は騒ぎがちなので、他のお客さんに配慮する必要がありますしね。

閉鎖的な空間の方が、自然と距離も近まりますし、盛り上がりやすいですから、個室のあるお店がグッドです

 

ドタキャンを見込んで少ない人数で予約する

学生同士の飲み会では、ドタキャンが普通にあります

ドタキャンでキャンセル料を集めるのは面倒なので、前もってちょっと少なめの人数で予約しておくのがオススメです

もし誰もキャンセルしなかった場合は、お店に追加可能か連絡しましょう

基本的に、お店的には減るのはNGでも増えるのは歓迎ですから、大丈夫です

 

新歓など、参加人数が不確定な場合は、予約せずにお店にいくか、誰かの家などで開催するのもありです

 

④キャンセルがないか確認する

事前にお店に確認しておいたキャンセル期限が近づいてきたら、参加者にもう一度参加可能か確認しましょう

「参加すると言ったけど、急に予定が入った」みたいなケースは1人2人必ずあるので、リマインドは重要です

以下で、リマインドメールの例を載せておくので、参考にしてください

 

リマインドメールの例

□□です

飲み会の参加・不参加について、再度確認します。

参加される場合は、返信しなくてOKです。

もし急用などで参加できない場合は、連絡してください

3月20日の21時がお店のキャンセル期限なので、3月19日までに連絡してください

それ以降のキャンセルは、キャンセル料をもらいます

では、○日よろしくお願いします。

 

⑤集合時間や場所をリマインドする

飲み会当日は再度、集合時間や場所をリマインドしましょう。

飲み会のことを忘れている人がいてもおかしくないので、再確認してあげるのがいいですよ!

当日のリマインド連絡の例

◇◇です。

本日は、飲み会です。

18時に〇駅前に集合してください。私がお店まで誘導します。

お店に直接向かう方は、こちらの住所まで来てください

【店の住所】

遅刻する場合などは、連絡してください。

 

⑥事前にお金を集める

ここでは当日やることとして紹介しますが、もし可能なら集金は前日までに済ませておくのがオススメです

事前に集めておくことで、ドタキャンにも対応できます。

もし前日までに集められない場合、遅くても飲み会開始前には集めておきましょう

 

可能ならちょっと多めに集めておくのがコツですね。

なんだかんだで想定外の出費がありますから、対応できるようにしておくと吉です

最後に余った分は、全員に返せばOKです!

 

⑦飲み会をスムーズに進める

ここまで準備ができたら、あとは飲み会本番を楽しくスムーズに進めるだけです!

とは言っても、本番でも幹事の仕事は多いので、まだ気は抜けませんよ~!

本番中はやることがかなり多いので、事前に集めておいた仲間にも仕事を依頼するといいですよ!

飲み会当日に幹事がやるべきこと

・タイムスケジュールを管理する

・参加者全体の写真を撮る

・忘れ物がないか確認する

・場を盛り上げたり、体調が悪い人を介抱する

 

タイムスケジュールを管理する

飲み会の開始時間から、お店を出る時間までの流れを把握しましょう。

イベントや挨拶などが長引いてしまうと、お店に迷惑をかけてしまいます。

今後も利用する可能性があるお店なので、お店に迷惑をかけるのは避けましょう

 

参加者全体の写真を撮る

意外と忘れがちなのが、写真撮影です。

サークル・ゼミのホームページはSNSで使用するかもしれないので、撮影する機会があれば逃さないようにしましょう

ただ、写真を嫌がる人もいるので、そういう人を無理やり誘うのは避けたほうがいいです

 

場を盛り上げたり、体調が悪い人を介抱する

飲み会は、ただご飯を食べるという意味だけではなく、親睦を深めるという目的が大きくあります

飲み会の中盤になると雰囲気が停滞してくるので、席替えやビンゴなどのイベントで場を盛り上げることが大切です

また、1人2人は体調を崩す人もいるので、トイレに誘導するなどの介抱をしてあげましょう。

 

忘れ物がないか確認する

そして飲み会が終わりに近づくと、素早くお会計を済ませます。

ラストオーダーが終わり、もう追加注文がなくなった段階でお会計を済ませておくと、帰り際もスマートなどで高評価です!

退店する際は、最後まで席に残り、忘れ物がないかチェックしましょう。後から忘れ物が発覚すると面倒ですからね(笑)

 

⑧二次会の会場を決め、参加者を誘導する

一次会を終えると、後は希望者のみで二次会を開くのが一般的です

二次会の定番としては、ボウリング・カラオケ・居酒屋があげられます。

 

二次会を始めるまでの流れ

・一次会の途中か終了後に、参加者をつのる

・ボウリングかカラオケか居酒屋のどれにするかを聞き出す

・近くのお店を探し、予約可能なら予約する

・お店まで誘導する

 

もし自分は参加できない場合は、二次会に参加可能な人に感じを引き継ぎましょう

とりあえず、店を決めるところまではやってあげると高評価です!

 

サークル・ゼミ飲み会の幹事がやるべきこと8選まとめ

ということで、サークル・ゼミ飲み会の幹事がやるべきことをご紹介してきました

飲み会の幹事はなかなか疲れますし、特にメリットがないので大変です

しかし幹事を任される時点で、周りから能力を認められているので、そこは喜んでいいと思います!

では頑張ってください!

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