これだけやれば大丈夫! 会社飲み会の幹事がやるべきこと10選

会社飲み会の幹事が

やるべきこと10選

 

仕事お疲れ様です。

普段の仕事だけでも精いっぱいなのに、飲み会の幹事を任されちゃったんですね。ご苦労様です。

 

ただ会社飲み会の幹事を任されるということは、普段の仕事を評価してもらっていると考えられるので、そこは喜んでいいと思いますよ!

だって、普段から頼りない人に幹事なんて頼みませんもんね!

 

まあ幹事をすることになった以上、できる限り幹事としても仕事を果たして、好印象を与えるチャンスにするしかありません。

ということで、会社飲み会の幹事がやるべきことを10個ご紹介します。

とりあえずこの10個を押さえておけば、間違いないです

後は細かい気づかいなどもあるんでしょうが、普段の業務と飲み会幹事を両立させるなら、この10個で十分です!

では見ていきましょう!

 

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事前準備

まずは事前準備でやるべきことをリストアップしていきます。

目安として、飲み会開催の1か月前くらいから取り掛かるのがオススメです。

 

①飲み会の目的と主役を把握する

まずは、その飲み会を開催する目的を把握しましょう。

忘年会・新年会・歓迎会・送別会などなど、会社の飲み会はいろんなタイミングで開催されますよね。

目的を把握していないと、「何のために集まったんだっけ?」となり、満足度は低くなってしまいます。

逆に目的を把握して飲み会を開催すると、参加者の満足度は高まることになります。

 

飲み会の目的を把握した後は、その飲み会の主役になる人に連絡をしましょう。

飲み会の主役から聞き出したことをもとにして、お店や日程を決めていくことになります

 

飲み会の主役に聞くべきこと

・好きな食べ物

・出席できる日程

・帰宅時間

 

好きな食べ物

せっかくの飲み会なので、主役が喜んでくれるお店を選びたいですよね

同時にアレルギーなども聞いておくと、お店選びに失敗せずに済みますよ!

 

出席できる日程

主役が出席できなきゃ意味がないので、日程調整で最優先にすべきなのは主役の出席可能日です。

他の参加者たちとの調整のためにも、できれば5日くらいの候補日を提示してもらうと無難ですね。

 

帰宅時間

飲み会って、その場の流れで翌朝まで行っちゃったりしますよね。

でも主役が新入社員の場合など、上の人から言われると断れない状況だと、最終的に満足度が下がってしまう可能性があります。

あらかじめ、主役の人が帰りたい時間を把握しておいて、二次会などの締め時間として事前に設定しておくと、評価は高まります!

 

②参加者たちに連絡をする

主役から食べ物の好みや出席可能な日を聞き出した後は、それを元にして参加予定者に連絡をします。

 

メールで参加者に聞くこと

・出席可能日

・アレルギー

・タバコを吸うかどうか

 

出席可能日

複数日程を提示して、参加できる人が1番多い日を開催日に決めます

 

アレルギー

参加者全員の好きな食べ物を出してくれるお店はさすがにありません。

ですが参加者のアレルギーを考慮してお店を選ぶだけでも、満足度は上がります

アレルギー持ちの人が多い場合は、バイキングや食べ放題方式のお店を選ぶのもアリですよ!

店選びに困ったら、食べ放題のお店を選ぶのが鉄板です!

 

タバコを吸うかどうか

非喫煙者は、横でタバコを吸われるのを嫌います

喫煙者は「居酒屋なんだからタバコくらいいいだろ」と思っていますが、非喫煙者は想像以上に嫌がっています

吸いたいけど我慢する喫煙者、嫌だけど煙を我慢する非喫煙者、どっちも得じゃないです。

全体の満足度を高めるためにも、参加者の喫煙状況を把握して、当日の席順などに反映させましょう。

 

あと重要なのが、参加者の中から支援者を募ることです

幹事はやることがかなり多いので、何人か仲間を作らないと回りません。

メール上で呼びかけるのが難しければ、仲のいい同僚などに直接声をかけるのがいいですね。

事前準備や、当日の準備などを手伝ってもらえるように、お願いしてみましょう!

 

③お店を予約する

いい店はどんどん予約が埋まっていくので、予約はできる限り早い方がいいです。

そのためにも準備は早めにしておきましょう。

 

お店を予約する際に見るべきポイント

・食べ物のジャンルが広い

・飲み放題がある

・コースメニューがある

・参加者全員が入れる個室がある

・会社の最寄駅近くにある

 

食べ物のジャンルが広い

多くの参加者を満足させるためには、肉・魚・野菜などをバランスよく提供してくれるお店が望ましいです。

肉が食べられない人がいるのに、焼肉屋やしゃぶしゃぶ屋をチョイスすると、その人の満足度はかなり低くなります

いろんな食べ物を提供してくれるお店なら、参加者がそれぞれ好きな食べ物を食べてくれるので安心です

 

飲み放題がある

参加者によって、お酒を飲む量はかなり変わってきます

ですが、お金を集める時に、お酒を飲んだ量によって金額を変えるのは現実的じゃないですよね

飲み放題なら、どれだけ飲んでも一定金額しかかからないので、その辺を気にせずに済みます

友人同士なら気になりませんが、社員同士の飲み会になると、会計で揉めがちなので要注意です

 

コースメニューがある

なぜコースメニューを重視するかと言うと、事前に予算を決められるからです。

参加者が多くなりがちな会社飲み会では、飲み会開始までに参加費を集めておく必要があります。

そのためには、前もって金額が決まっていた方がいいんですよね

 

事前にお金を集めるメリット

・直前でキャンセルされても大丈夫

・途中で帰る人がいて集金し忘れない

・酔っ払った後は、お金を集めるのが面倒

 

とにかく、事前に参加費を集めておくのは必須です

そのためには、金額が決まっているコースメニューをお願いするのが手っ取り早いですよ!

 

参加者全員が入れる個室がある

人数が多い場合、個室じゃないと乾杯の音頭が取りにくいです

他のお客さんに配慮する必要があるので、腹を割って話しにくいですしね。(情報リテラシーです…)

閉鎖的な空間の方が、自然と距離も近まりますし、盛り上がりやすいですから、個室のあるお店がグッドです

 

会社の最寄駅近くにある

会社の飲み会は普通、仕事終わりに開催されますよね

そんな時に、わざわざ電車に乗らないと行けない店をチョイスするのはNGです

当日、業務が長引く人もいるので、そんな人でも分かりやすい場所にしておくと満足度は上がります!

 

できる限り予算を安く済ませる

こちらの記事で紹介している方法で、安く済ませてください。

「安い割にはいい店だったな」と思わせたら、あなたの勝ちです!

 

キャンセル期限を確認しておく

お店を予約する際、人数の変更・キャンセルはいつまで可能か聞いておきましょう

参加者が多くなるほど、ドタキャンする人がでてくる確率も上がります

キャンセル期限を確認しておけば、ドタキャンを防ぐことができます

 

④キャンセルがないか確認する

事前にお店に確認しておいたキャンセル期限が近づいてきたら、参加者にもう一度参加可能か確認しましょう

「参加すると言ったけど、急に予定が入った」みたいなケースは1人2人必ずあるので、リマインドは重要です

以下で、リマインドメールの例を載せておくので、参考にしてください

 

リマインドメールの例

件名:○○さんの送別会の件について

お疲れ様です、□□です

早速ですが、○○さんの送別会の参加・不参加について、再度確認させていただきたいです。

3月25日の送別会には、参加されるということで大丈夫ですか?

参加される場合は、返信していただかなくて結構です。

もし急用などで参加できない場合は、私のアドレスまでご連絡ください。

3月20日の21時がお店のキャンセル期限なので、3月19日までにご連絡ください。

それ以降のキャンセルは、キャンセル料をいただきますので、何卒ご了承ください。

では、○日にお会いできることを楽しみにしています。

 

⑤プレゼント・あいさつなどを用意する

転職する人や定年退職する人の送別会なら、花束などのプレゼントを用意したほうが盛り上がります

新入社員の歓迎会なら、名前入りのボールペンなどをプレゼントすると喜ばれるでしょう。

 

また、飲み会開始の挨拶や、送り出しの挨拶、締めの挨拶など、多少の準備を要するものは、事前にお願いする人を決めておくのが無難です。

当日その場で急に指名して、グダグダになってしまうと、誰も得しませんからね(笑)

 

事前の準備はこれくらいでOKです

 

当日準備

では続いて、飲み会当日にやるべきことをリストアップしていきます

 

⑥出発時間・集合時間をリマインドする

飲み会当日の朝一番で、参加者に再度確認のメールを送りましょう。

参加者が多ければ、1人くらいはスケジュール帳に書き忘れている人もいます。そんな人でも、しっかり準備ができるように、朝一番で再確認をしてあげましょう

 

当日のリマインドメールの例

お疲れ様です、◇◇です。

本日は、○○さんの送別会です。

18時に本社ビル下で集合してください。私がお店まで誘導します。

お店に直接向かわれる方は、こちらの住所までお越しください。

店の住所

遅刻する場合などは、私に連絡していただけると幸いです。

では本日もよろしくお願いします!

 

⑦人員の割り振り・配置をする

終業時間から飲み会の開始までは、やることがかなり多いです

事前に集めておいた仲間たちに、仕事を割り振りましょう

 

割り振るべき仕事一覧

・遅刻者を迎えに行く人

・プレゼントを持ってくる人

・酔った人を介抱する人

・お金を集める人

・忘れ物を確認する人

 

⑧お金を集める

ここでは当日やることとして紹介しますが、もし可能なら集金は前日までに済ませておくのがオススメです

事前に集めておくことで、ドタキャンにも対応できますし、プレゼント代などを立て替えずに済みます

幹事1人で全て立て替えていると、まあまあな金額になっちゃいますからね(笑)

もし前日までに集められない場合、遅くても飲み会開始前には集めておきましょう

 

可能ならちょっと多めに集めておくのがコツですね。

なんだかんだで想定外の出費がありますから、対応できるようにしておくと吉です

最後に余った分は、全員にお返しするか、二次会に回すと高評価です!

 

⑨飲み会をスムーズに進める

ここまで準備ができたら、あとは飲み会本番を楽しくスムーズに進めるだけです!

とは言っても、本番でも幹事の仕事は多いので、まだ気は抜けませんよ~!

本番中はやることがかなり多いので、事前に集めておいた仲間にも仕事を依頼するといいですよ!

 

飲み会当日に幹事がやるべきこと

・参加者を席に誘導する

・タイムスケジュールを管理する

・参加者全体の写真を撮る

・忘れ物がないか確認する

・場を盛り上げたり、体調が悪い人を介抱する

 

参加者を席に誘導する

店内に入り、席に誘導される際は、先頭に立って他の参加者を誘導しましょう。

喫煙者・非喫煙者を分けたり、年次などによる席順も意識して、割り振ると高評価です!

ただ、他の参加者が勝手に座ってくれるようなら、そのままお任せしちゃってもOKです

 

タイムスケジュールを管理する

飲み会の開始時間から、お店を出る時間までの流れを把握しましょう。

イベントや挨拶などが長引いてしまうと、お店に迷惑をかけてしまいます。

なんだかんだ言っても、会社の飲み会でいく以上、会社を代表しているわけですから、時間を守れないというイメージだけは与えないようにしておきたいですね

逆に、時間の割り振りがうまく行けば、参加者たちも帰宅時間などで困ることはないので高評価につながります!

 

参加者全体の写真を撮る

意外と忘れがちなのが、写真撮影です。

もしかすると、会社のホームページやSNSなどで使用するケースがあるので、撮影できる機会があれば逃さないようにしたいですね

ただ、写真を嫌がる人もいるので、そういう人を無理やり誘うのは避けましょう

 

場を盛り上げたり、体調が悪い人を介抱する

社員同士の飲み会は、ただご飯を食べるという意味だけではなく、親睦を深めるという目的が大きくあります

飲み会の中盤になると雰囲気が停滞してくるので、席替えやビンゴなどのイベントで場を盛り上げることが大切です

また、1人2人は体調を崩す人もいるので、トイレに誘導するなどの介抱をしてあげましょう。

 

忘れ物がないか確認する

そして飲み会が終わりに近づくと、素早くお会計を済ませます。

ラストオーダーが終わり、もう追加注文がなくなった段階でお会計を済ませておくと、帰り際もスマートなどで高評価です!

退店する際は、最後まで席に残り、忘れ物がないかチェックしましょう。

後から忘れ物が見つかると、結局幹事が店に連絡を取ることもあるので、最初から忘れ物ゼロを目指すのがいいですね

 

⑩二次会の参加者をつのり、会場に誘導する

一次会を終えると、後は希望者のみで二次会を開くのが一般的です

二次会の定番としては、ボウリング・カラオケ・居酒屋があげられます。

 

二次会を始めるまでの流れ

・一次会の途中か終了後に、参加者をつのる

・ボウリングかカラオケか居酒屋のどれにするかを聞き出す

・近くのお店を探し、予約可能なら予約する

・お店まで誘導する

 

もし自分は参加できない場合は、二次会に参加可能な人に感じを引き継ぎましょう

とりあえず、店を決めるところまではやってあげると高評価です!

 

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会社飲み会の幹事がやるべきこと10選まとめ

ということで、会社飲み会の幹事がやるべきことをご紹介してきました

業務と幹事の両立はそれなりに疲れますが、引き受けた以上は幹事として務めを果たしましょう!

 

「幹事をうまくできる人は、普段の仕事もうまくできるから出世する」という話もあるので、自信をもって取り組んでください!

では頑張ってください!

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